きたで＠経営・人事コンサルタントの「儲かるためのノウハウ事例」

おはようございます。

福井の人事コンサルタント/社会保険労務士の北出慎吾です。

忘年会シーズンが始まりましたね。

今年は体への影響も考えて、控えめにしましたが、

それでも手帳には週に１〜２回の忘年会マークが

記録されています。

たかが忘年会、されど忘年会（笑）

さて、それでは今日もノウハウ事例始めましょう！！

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　　　退職した社員からこんな依頼が・・・

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最近、色々とご相談をいただくことも増えてきたので

今回も相談情報を中心にお伝えしますね。

固くなったらすみません、、、



「２ヶ月前に退職した労働者から『社内にある私の個人情報を

すべて破棄してください』と連絡がありました。

どのように対応すればいいですか？」

ある会社さんからのご相談です。


退職した社員の個人情報として考えられるのは、

給与明細、人事評価表、賃金台帳、健康診断書等色々なものが

考えられますね。では、その個人情報ですが、

退職者の言うとおりにすべきなのか、

それとも法律上決まっているのか気になるところです。



実は、労働基準法の第109条に次のように定められています。

「使用者は、労働者の名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、

賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」




つまり、退職者の個人情報についても、賃金台帳等必要なものは

法令上は3年間保存しておくことが必要になっています。


ここ大事ですよ。↑

退職した社員の分も3年間の保管義務があるのです。


一方でこういう指針も出ています。



「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために

事業者が講ずべき措置に関する指針（解説）」には

退職時における個人情報の取扱いに関することが記載されています。

ここには、

「退職者の個人情報については，賃金台帳等の一定期間の保存を

定めた労働基準法第109条等他の法令との関係に留意しつつも、

利用目的を達成した部分についてはその時点で、写しも含め、返却、

破棄又は削除を適切かつ確実に行うことが求められる。

仮に利用目的達成後も保管する状態が続く場合には、目的外利用

は許されておらず、また、その後も継続して安全管理措置を講じ

なければならない」



として、賃金台帳等の法令で保管を義務付けられているもの以外の

個人情報については、返却、破棄または削除を適切かつ確実に

行うことを求めています。


つまり、利用目的の範囲内で保管しておくことは問題ないですが、

利用目的や保管期間等を明確にしていない保管は適切でないと

考えているのです。


よって最初の問いに戻ると、

「法律上３年間は保管すべきなので、保管してください。

退職者の依頼にそのように答えてください。

その後は利用目的と保管期間を明らかにしてください。」

ということになります。

個人情報に関して、利用目的と保管期間を定めていない会社も

多いのではないでしょうか。


定期的な見直しをぜひしてみてくださいね。


昨今個人情報が厳しくなっていますので、、、、


と、ここまで書いて、今日のメルマガ、固いな〜と

思いました（笑）

また要望があればおっしゃってくださいね。




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このような相談事例をまとめた小冊子を100名様
限定で発売することにしました。
詳細はこちら
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このたび3年分のお役立ち情報を一つの冊子にまとめさせていただきました。
過去3年分なので５０ページほどとなりますが、
労務上のちょっとした疑問、よくある質問などについて、解説し
わかりやすく、なおかつ保存性が高いものとなっております。
弊社スタッフ全員で作り上げた力作ですので、ぜひご活用いただければ幸いです。

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【編集後記】

タイヤ交換したのに雪が降らないとなんか、さみしいですね。
こんなこと考えている時点で、まだまだ子供ですね（笑）
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人の成長が企業の成長　
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　　　　代表取締役　北出慎吾
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