きたで＠経営・人事コンサルタントの「儲かるためのノウハウ事例」

おはようございます。

ゴールデンウィーク明け、いつもより早めに出社した

福井の人事コンサルタント・社会保険労務士の北出慎吾です。

休み明けの仕事は特に段取りよく進める！私の中でのモットーです(笑)

休みボケとはお客様の都合を考えない、自分の都合なので、、、、

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　　　マイナンバー制度　本人確認方法について
　　
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来年のマイナンバー制度導入に向けて各会社の人事総務担当者

や経理担当者も色々な対応策を検討され、具体的に何をどうしたら

よいか不安に感じていることも多いのではないでしょうか。

弊社でもマイナンバーの対応について色々検討を進めているところですが

先日、国税庁のホームページに個人番号の提供を受ける際に

『本人確認』を行う方法についてＱ＆Ａ形式で紹介されていました。

抜粋してお伝えします。


【通知カード】
通知カードとは、本人の氏名、住所、生年月日、性別、個人番号が記載され
たカードです。平成 27 年 10 月以降、市区町村から住民票の住所に
送付されます。

【個人番号カード】
個人番号カードとは、本人が市区町村に交付を申請し、通知カードと引換え
に発行されるカードです。個人番号カードには、本人の氏名、住所、生年月日、
性別、個人番号等が記載され、本人の写真が表示されます。

※提示を受けた個人番号カードについて、写し（コピー）を保管することは

　義務付けられていません。

　なお、写しを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要が

　あります。

　※安全管理措置（漏えい、滅失又は毀損の防止のための措置）


Q1．対面で個人番号の提供を受ける場合の本人確認はどうするの？

A1-1．　≪事業者が顧客から対面により個人番号の提供を受ける場合で、
　　　個人番号カードの提示を受ける方法≫

　　　申請書（税金や社会保険届け出書など）に記載された内容について、

　　　個人番号カードの裏面に記載された個人番号により番号確認、

　　　表面に記載された個人識別事項（氏名及び住所又は生年月日）及び

　　　顔写真で身元（実在）確認を行います。

A1-2.　≪事業者が顧客から対面により個人番号の提供を受ける場合で、
　　　通知カードと身元（実在）確認書類として運転免許証などの
　　　写真表示のある書類の提示を受ける方法≫

　　　申請書に記載された内容について、通知カードで番号確認、運転免許証など

　　　の写真表示のある書類で身元（実在）確認を行います。

　　　なお、通知カードは身元（実在）確認書類としては使用できません。

　　　他の身元（実在）確認書類には、以下のようなものがあります。
　　
　　　住民基本台帳カード（交付を受けている者の写真が表示されているもの）、

　　　運転経歴証明書（交付年月日が平成24年4月1日以降のもの）、旅券、

　　　身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、

　　　特別永住者証明書又は国税庁告示１（写真付き学生証や写真付き資格証明書

　　　など）で定めるもの

A1-3．≪事業者が顧客から対面により個人番号の提供を受ける場合で、

　　　　通知カードと身元（実在）確認書類として写真表示のない書類の提示を

　　　　受ける方法≫


　　　申請書に記載された内容について、通知カードで番号確認、印鑑登録証明書
　　
　　　と健康保険被保険者証で身元（実在）確認を行います。

　　　写真付身分証明書の提示が困難な場合には、以下の書類のうち、いずれか

　　　２つ以上の提示を受ける必要があります。

　　　●国民健康保険、健康保険、船員保険、後期高齢者医療若しくは介護保険の

　　　　被保険者証、健康保険日雇特例被保険者手帳、国家公務員共済組合

　　　  若しくは地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の

        加入者証、国民年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書

　　　　又は国税庁告示２で定めるもの


Q2．個人番号の提供を依頼する書面を活用した本人確認はどうするの？
　　≪事業者が継続して取引を行っている顧客から個人番号の提供を受ける
　　場合に、顧客に対して個人番号の提供を依頼する書面を送付し、顧客が
　　その書面に通知カードや個人番号カードの裏面（通知カード等）の写しを
　　貼付して返送する方法≫


A2．個人番号の提供依頼書類に、顧客が通知カード等の写しを貼付して返送する

　　ことで、通知カード等の写しで番号確認を行うとともに、依頼書類に印字した

　　住所及び氏名と貼付されている通知カード等の写しの住所及び氏名が同一で

　　あることを確認することにより、身元（実在）確認を行います。

　　また、個人番号利用事務等実施者自身が送付した書面が返送される必要が

　　あります。




Q3．社員カードのＩＣチップを利用した身元（実在）確認はどうするの？
　　≪事業者が従業員から個人番号の提供を受ける場合に、社員カードのＩＣ
　　チップに格納されている氏名及び生年月日を読み取り身元（実在）確認
　　する方法≫


A3．従業員に交付している社員証のＩＣチップに格納された個人識別事項

　　（例：氏名及び生年月日）を読み取ることにより、身元（実在）確認します。

　　この場合、従業員の採用時など社員証の交付までに番号法や税法

　　（所得税法第 224 条第２項等）で定めるもの又は国税庁告示で定める

　　ものと同程度の本人確認書類（運転免許証、旅券等）による確認を

　　行っている必要があります。

　　なお、番号確認については、通知カードの提示等を受けて確認する

　　必要があります。



Q4．知覚による身元（実在）確認はどうするの？
　　≪従業員が勤務先に給与所得者の扶養控除等（異動）申告書を提出
　　する際に、勤務先のとりまとめ担当者が知覚により従業員の身元（実在）
　　確認を行う方法≫


A4．採用時などに番号法や税法で定めるもの（所得税法第224 条第 2 項等）

　　又は国税庁告示で定めるものと同程度の本人確認書類（運転免許証、

　　写真付き学生証等）による確認を行っている必要があります。

　　また、Aさんの妻（控除対象配偶者）の個人番号が必要な場合、

　　通知カードにより個人番号を把握（確認）します。配偶者ということは

　　「知覚」（見て判断）することにより本人に相違ないことが判断できます

　　ので、妻から身元（実在）確認書類の提示を求める必要はありません。

　　なお、日頃からAさんと同じ部署で仕事をしているとりまとめ担当者は、

　　入社時にAさんの本人確認をしていることから、「知覚」（見て判断）

　　することにより本人に相違ないことが判断できますので、

　　Aさんから身元（実在）確認書類の提示を求める必要はありません。

　　なお、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書には、AさんとAさんの妻の

　　個人番号が記載されていますが、Aさんの妻の個人番号はAさんが自宅で

　　確認済ですので、とりまとめ担当者は、Aさんの通知カードの提示等により

　　Ａさんの個人番号のみ確認します。


Q5．メールにより個人番号の提供を受ける場合の本人確認はどうするの？
　　≪事業者が講演会の講師に対して謝礼を支払い、法定調書の提出が
　　必要となる場合に、講師がイメージデータ化した本人確認書類をメール
　　により送信することで、事業者が個人番号の提供を受ける方法≫


A5．個人番号カードの表面で身元（実在）確認、裏面で番号確認を行いますので、
　　
　　個人番号カードの両面を撮影して送信します（個人番号カードがない場合は、
　
　　番号確認書類及び身元（実在）確認書類の送信が必要となります。）。

　　また、スキャナを使用してイメージデータ化した本人確認書類をパソコンから

　　送信する方法も可能です。

 　 継続的な契約関係にある場合には、上記手続により提供を受けた個人番号（特

　　定個人情報）を法定調書作成のために保管することにより、次回以降も利用す

　　ることが可能であり（個人番号を保管する場合には、安全管理措置を適切に講

　　ずる必要があります。）、改めて個人番号の提供を受ける必要はありません

　　（税法上、個人番号の告知を受ける必要があるとされている場合を除く。）。

　　なお、メールによる送受信の際の情報漏えいのリスクに対し、必要な措置を

　　講ずる必要があります。



Q6．インターネットの専用ページを利用した本人確認はどうするの？
　≪顧客が事業者から本人確認をした上で発行されたＩＤ・パスワードにより
　インターネットの専用ページにログインし、本人確認書類を送信することで、
　事業者が個人番号の提供を受ける方法≫

A6．事業者は運転免許証などで本人確認を行った上で、各顧客専用のインター

　　ネットページにログイン可能なＩＤ・パスワードを発行し、顧客がその

　　ＩＤ・パスワードを利用して個人専用ページにログインすることにより身元

　　（実在）確認を行います。

　　顧客が通知カードをイメージデータ化し、個人専用ページから事業者に送信
　
　　することで、事業者は当該データにより番号確認を行います。

　　事業者が発行したＩＤ・パスワードを顧客が変更したとしても、一般的に変

　　更後のＩＤ・パスワードによるログインがその顧客であるとシステム上判別し

　　ていますので、変更後のＩＤ・パスワードによるログインであっても身元
　　
　　（実在）確認として有効です。


Q7．社内ネットワークを利用した本人確認はどうするの？

A7．社内ネットワークで使用しているパソコンのログイン用ユーザーＩＤ及び

　　パスワード（過去に本人確認を行った上で発行したものに限る。）による

　　認証を利用して身元（実在）確認を行います。

　　従業員が自身の個人番号を画面上で入力し、社内ネットワーク経由で、

　　給与の支払者に送信し、送信された情報が給与の支払者が保有している

　　特定個人情報ファイルの内容と一致しているか確認します。

　　源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の

　　承認のような、税務署長の承認は不要です。

　　なお、個人番号の正確性の確保の観点から、従業員から最初に

　　個人番号の提供を受けるときは、通知カード等の提示を受けることが

　　望ましいと考えます。



本人確認でも色々と方法があるようです。

会社としての対策も一つずつ進めていきましょう。


【編集後記】

今年のゴールデンウィークはいい天気でしたね。
短パンで息子のサッカーの応援に入ったら
足が日焼けしてしまいました。
お風呂に入るとヒリヒリします(笑)
★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★
人の成長が企業の成長　
〜企業×人×αでで生み出す相乗効果〜
　シナジー経営株式会社
　北出経営労務事務所
　　　　代表取締役　北出慎吾
（経営・人事コンサルタント/特定社会保険労務士）
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福井の人事コンサルタント
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